📄 E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı: İhale Komisyonu Rehberi

E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden yapılan ihalelerde, komisyonun teklif açma oturumunda yürüttüğü işlemlerin ve alınan kararların resmileştirildiği en önemli belgedir. Bu tutanak, ihalenin ilk aşamasının, yani tekliflerin incelenmesi ve geçerliliğinin kontrol edilmesi sürecinin hukuki kanıtıdır.

1. ⚙️ Teklif Açma İşlemleri (1. Oturum)

Bu tutanağın ilk bölümü, tekliflerin açılması ve zarfların (e-zarfların) kontrol edilmesini kapsar.

• Tekliflerin Açılması: Teklif açma saati geldiğinde, komisyon üyeleri tarafından sisteme girilen şifrelerle elektronik zarflar açılır. Tutanakta, hangi istekliye ait e-teklifin açıldığı veya açılamadığı (açılamayanlar için ayrıca tutanak düzenlenir) belirtilir.

• İstenen Belgelerin Kontrolü: Komisyon, her bir teklif için öncelikle teklif zarfında bulunması zorunlu olan şekil şartlarını kontrol eder. Tutanakta, aşağıdaki kritik belgelerin var olup olmadığı işaretlenir:

  • Teklif Mektubu: İstekli ve ihale bilgilerini içeren, imzalı ve kaşeli teklif mektubu.

  • Geçici Teminat: Geçici teminat tutarının ve türünün (Nakit/Mektup) mevzuata uygun olup olmadığı.

  • Dokümanın İndirildiğine İlişkin Form: İmzalı ve kaşeli olarak sunulup sunulmadığı.

2. ❌ Şekil Yönünden Geçersiz Teklifler

Komisyon, bu kontrol sırasında yukarıda belirtilen zorunlu belgelerden herhangi birinin eksik veya usulüne uygun olmayan şekilde sunulması durumunda, o teklifi değerlendirme dışı bırakır. Bu durum, tutanağın ilgili bölümünde gerekçesiyle birlikte kaydedilir.

Örnek: Geçici teminat miktarının kanunda belirtilen orandan az olması veya Dokümanın İndirildiğine İlişkin Form’un eksik olması gibi durumlarda, teklif doğrudan reddedilir.

Bu aşamadan sonra tutanakta, geçerli teklif sahiplerinin adları/unvanları ve teklif ettikleri fiyatlar okunarak kaydedilir. Geçerli tekliflerin listesi ve teklif tutarları, komisyon üyeleri tarafından imzalanır.

3. ✅ Belge Kontrolü ve Yeterlik Ön İncelemesi (2. Oturum Hazırlığı)

Tutanak, geçerli teklif sahiplerinin, teklifleriyle birlikte sundukları Yeterlik Bilgileri Tablosu (YBT) ve diğer yeterlik belgelerinin ön incelemesini de kapsar.

• Yeterlik Kontrolü: Komisyon, teklifi geçerli kabul edilen isteklilerin, ihale dokümanında istenen tüm yeterlik kriterlerini (İş Deneyim Belgesi, Mali Durum Belgesi vb.) EKAP üzerinden sundukları YBT’ye uygun olarak beyan edip etmediklerini kontrol eder.

• İhale Dışı Bırakma Kararı: Yeterlik bilgileri veya şekil şartları eksik olan tekliflere ilişkin nihai ret kararları, bu tutanakta veya devam eden aşamalarda ayrı bir komisyon kararıyla resmileştirilir.

Sonuç: Bu tutanak, bir yandan ihale tekliflerini ve fiyatları kayıt altına alırken, diğer yandan da ihalenin şeffaflık ve mevzuata uygunluk ilkelerine göre yürütüldüğünü belgeleyen temel dökümandır.

🏷️ Etiketler (Çok Uzun)

E-TeklifAçmaTutanağı, BelgeKontrolTutanağı, İhaleKomisyonuBelgesi, EKAPSistemİşlemleri, TeklifZarfıAçılışı, GeçerliTeklifTespiti, ŞekilŞartlarıKontrolü, GeçiciTeminatKontrolü, DokümanınİndirildiğineİlişkinForm, TekliflerinDeğerlendirilmesi, YeterlikBilgileriTablosuYBT, İhaleFiyatlarınınOkunması, HukukiGeçerlilikTeyidi, KİKİhaleProtokolü, E-İhaleSüreciYönetimi, KomisyonKararlarıKaydı.